21/08/2026
VIKTEN AV FLEXIBLA IT-SYSTEM
Ni som är lite nördiga kanske vet att vi driver hela vår företag på Filemaker Pro som är ett databassystem från 1989. Ägs av Apple Computer via företaget Claris.
Utvecklas löpande och det kommer uppdateringar årligen med nya funktioner.
En extremt kraftfull funktion som gör filemaker så fantastiskt bra för småföretag är möjligheten att "gå in" i systemet och modifiera det medan verksamheten pågår.
Således kan jag ändra menyer, layouter, utskrifter, beteenden osv medan alla system är uppkopplade med mycket få eller inga begränsningar. Det innebär att förändringar kan införas direkt helt utan nedtid. Det innebär också att konsulter kan ansluta sig till vårt system och göra förändringar "on the fly", något som vår samarbetspartner PositionETT ofta gör!
För några dagar sedan upptäcker vi att instämplingen på jobb inte fungerar riktigt så optimalt som vi vill. Finns det jobb så ska man va instämplad. Teoretiskt sett är det således 100% instämpling per dag som är legio. Instämplingen ligger till grund för timdebiteringen.
För att lösa detta tog jag ChatGPT till hjälp för att konstruera om systemet så att jag får en snabbare överblick på vem som är instämplad och till vilken nivå. Är man instämplad 8 timmar om dagen är det 100%, uppstår "glapp" i instämplingarna mellan olika fordon och uppgifter sänks instämplingsgraden.
Vi införde det nya systemet i onsdags, dels genom en admin-kontrollpanel som alltid ligger som ett flytande fönster på skärmen, men dels genom samma indikering på varje mekanikers iPad - där han ser exakt samma info, dvs om han ligger på 50-80 eller 100% instämplingsgrad.
Det ger en mycket effektiv feedback-loop att hålla instämplingen "grön" hela tiden.
Detta tog ungefär 6 timmar att koda och lägga in, gjordes nästan helt utan intervention av våra konsulter och resulterade i en omedelbar förbättring i instämplingsmoral utan tjat eller dålig stämning. På vår firma får grabbarna fast lön utan ackordinslag, det förutsätter förtroende mellan ledning och grabbar, och detta är återkopplingen.
Vikten av ett moget och flexibelt affärssystem belyses direkt. Så här snabbt måste det gå att förändra systemen och lägga in nya ändringar.
Om varje mekaniker ökar sin fakturering med 10% per dag så innebär det ökade intäkter på 2.5 miljoner per år. Det är inte kattskit.
6 timmars jobb -> 2.5 millar intäkt inom 1 år. 🦾
